Ostatnio w naszym serwisie padło pytanie dotyczące określenia czasu, do kiedy pracodawcy powinni przekazać swym pracownikom PIT-11.

Mając powyższe na uwadze uprzejmie informujemy, iż PIT-11 to formularz sporządzany przez płatnika, stanowiący informację o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w danym roku podatkowym. Na jego podstawie podatnicy mogą prawidłowo sporządzić zeznanie roczne. Nie jest to jednak jego jedyna funkcja. Posiadając PIT-11, administracja podatkowa ma możliwość kontroli prawidłowości ustalenia podstaw i zaliczek. Połączenie informacji zawartych na formularzu PIT-11 i innych formularzach oraz informacji dotyczącej wpłacanych przez płatnika zaliczek pozwala pracownikom fiskusa sprawdzić, czy płatnik właściwie realizował swoje obowiązki w trakcie roku podatkowego.

PIT-11 to informacja o dochodach podatnika, którą otrzymuje zarówno Urząd Skarbowy, jak i podatnik od płatnika.  Płatnicy są zobowiązani sporządzić i przekazać ten formularz obu tym podmiotom w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Zdarza się jednak, że obowiązek przesłania informacji powstanie przed końcem lutego.

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych od stycznia 2009r. pojawiła się bowiem zmieniona regulacja dotycząca sytuacji, w której obowiązek poboru przez płatników zaliczek na podatek ustał w ciągu roku (np. wskutek ustania stosunku pracy).

Płatnicy zobowiązani są wówczas, na pisemny wniosek byłego pracownika, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, do sporządzenia i przekazania pracownikowi oraz Urzędowi Skarbowemu, którym kieruje Naczelnik Urzędu Skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania pracownika, lub Urzędowi Skarbowemu, którym kieruje Naczelnik Urzędu Skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imiennej informacji (w przypadku dochodów z pracy jest to PIT-11). Jeżeli pracownik takiego wniosku nie złoży, informację sporządza się i przekazuje w zwykłym terminie (czyli do końca lutego następnego roku).

W roku 2011 ostatni dzień lutego przypada w poniedziałek, wobec czego, najpóźniej do tego dnia płatnicy zobowiązani są do sporządzenia i przekazania  podatnikom formularza PIT-11.   

Wskazać również należy na częsty błąd popełniany przez podatników, polegający na automatycznym przepisywaniu danych umieszczonych w formularzu bez ich analizy. Tymczasem zdarza się, że płatnik popełni świadomie lub nieświadomie błąd. Uważne przyjrzenie się formularzowi PIT-11 pozwoli na wychwycenie i skorygowanie błędu. Do najczęściej spotykanych błędów występujących w formularzach PIT-11 należą m.in:

a)      uwzględnienie w przychodach wynagrodzenia, które nie zostało postawione do dyspozycji podatnika (np. wynagrodzenie za grudzień rozliczanego roku wypłacane w styczniu następnego roku);

b)      nieuwzględnienie wynagrodzenia za grudzień poprzedniego roku wypłacanego w styczniu roku rozliczanego (często występuje z błędem a);

c)      uwzględnienie składki na ubezpieczenie zdrowotne podlegającej odliczeniu od podatku bez ograniczenia jej do 7,75%;

d)      przyjęcie kosztów uzyskania przychodów w zawyżonej lub zaniżonej wysokości.

W przypadku zauważenia błędu, przed złożeniem deklaracji z rozliczeniem rocznym, należy zwrócić się do płatnika z wnioskiem (w razie potrzeby na piśmie) o skorygowanie informacji PIT-11.

Składając taki wniosek, powinniśmy szczegółowo opisać stan faktyczny i przyczyny, dla których domagamy się korekty. Pozwoli to płatnikowi sprawnie ustalić, czy faktycznie został popełniony błąd. Płatnik, w swoim interesie, powinien skorygować informację i skorygowaną przekazać do właściwego Urzędu Skarbowego i podatnika.

Na podstawie skorygowanej informacji podatnik sporządzi zeznanie roczne. Gdyby płatnik do czasu upłynięcia terminu nie przesłał skorygowanej informacji, podatnik ma prawo uwzględnić w zeznaniu rocznym kwoty ustalone w sposób prawidłowy.

W sytuacji zauważenia błędu dopiero po złożeniu deklaracji z rozliczeniem rocznym, należy podjąć działania jak opisane wyżej, z zastrzeżeniem jednak, że po uzyskaniu skorygowanej informacji, podatnik powinien złożyć korektę zeznania rocznego, jeśli informacje zawarte w poprawionym formularzu PIT-11 wpływają na zmianę zawartości rozliczenia rocznego.

Należy również pamiętać, że brak informacji PIT-11 od jednego lub wielu płatników utrudnia złożenie prawidłowego zeznania rocznego. Jednak nieprzesłanie informacji przez pracodawcę nie zwalnia podatnika od obowiązku złożenia zeznania rocznego.  

Jeśli płatnik nadal prowadzi działalność, należy skierować do niego pismo, wysłane listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, z żądaniem wydania informacji. Płatnika warto poinformować, że brak reakcji z jego strony może spowodować zawiadomienie organów podatkowych.

Jeśli płatnik zaprzestał prowadzenia działalności, pozostaje ustalenie miejsca jego pobytu i próba otrzymania informacji u źródła. W razie braku takiej możliwości pozostaje ustalenie wysokości dochodu we własnym zakresie i poinformowanie Naczelnika swojego Urzędu Skarbowego o zaistniałej sytuacji. W takiej sytuacji wysokość dochodów netto można stwierdzić na podstawie analizy przelewów bankowych, dowodów wypłat, informacji uzyskanej w ZUS itp. Niestety, analiza kwot netto otrzymanych w ramach wypłat nie wystarcza do prawidłowego rozliczenia. Trudno bowiem stwierdzić, czy płatnik m.in.:

- odprowadził do Urzędu Skarbowego zaliczki na podatek dochodowy w przewidzianej przepisami wysokości,

- potracił i odprowadził składki na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne,

Liczba niewiadomych jest więc zbyt duża, aby w praktyce właściwie rozliczyć podatek.

Wszystkie brakujące informacje można wprawdzie uzyskać w Urzędzie Skarbowym i Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, ale będzie to z pewnością procedura pracochłonna i czasochłonna. Urząd Skarbowy w takiej sytuacji będzie musiał przeprowadzić postępowanie, w którym sprawdzi prawidłowość wywiązywania się płatnika z obowiązków; to samo dotyczy ZUS. Dopiero po zakończeniu tych postępowań można będzie precyzyjnie ustalić, w jakich wysokościach kwoty potrącił i odprowadził płatnik.

Podatnikowi pozostaje w takiej sytuacji zadeklarowanie dochodu w wysokości dochodu otrzymanego. Nie mając potwierdzenia o zapłaconych składkach, nie może ich uwzględnić w zeznaniu. Jednak po zakończeniu postępowań i uzyskaniu poprawnych informacji podatnik będzie mógł skorygować zeznanie roczne i odzyskać ewentualnie nadpłacone kwoty.